Mehr Übersicht in der Kalkulation: 4 Schritte zum Erfolg

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In einer Kalkulationsabteilung zu arbeiten ist stressig – das ist kein Geheimnis.

Es ist oft zu viel in zu wenig Zeit zu tun. Kennen Sie das?

Ständig neue, komplizierte Berechnungen und Aufträge auf einmal lassen die Produktivität und Effizienz häufig leiden.

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Wie Sie trotzdem einen organisierten und vor allem effizienten Workflow erzielen können, möchten wir Ihnen mit diesen 4 leicht umsetzbaren Techniken und Tipps erklären – damit Sie nie wieder Fristen oder Termine wegen verlorener Effizienz in den Arbeitsabläufen verpassen.

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1. Meetings überdenken

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Meetings und Besprechungen machen einen enormen Anteil der Zeit im Büro aus. Und doch brauchen wir sie, um Informationen auszutauschen, Ideen zu sammeln und Entscheidungen zu treffen. Besprechungen kann man nicht auslassen, aber Sie können sicherlich kritisch hinterfragen, ob ein weiteres Meeting notwendig ist oder nicht. Ihre Zeit ist wertvoll und sollte nicht in schlecht strukturierten Meetings verschwendet werden!

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Die goldene Regel der Meetings, ist es, sicherzustellen, dass jedes Meeting einen klar definierten Zweck hat. Empfehlenswert ist es auch, vorher Besprechungsmaterial zu versenden, da es den Leseteil aus dem Meeting eliminiert und alle Teilnehmer auf denselben Stand bringt.

Berücksichtigen Sie auch andere Wege, um die Meetings effizienter zu gestalten. Jedes Teammitglied könnte beispielsweise gebeten werden, eine Liste oder einen Bericht zu erstellen und vorzustellen, darüber, was letzte Woche erreicht wurde und welche Prioritäten für die kommende Woche gesetzt sind.

Das hält alle Teammitglieder auf Kurs und definiert klare Ziele.

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2. Rollen und Aufgaben klar definieren

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Wenn die Mitglieder Ihres Teams genau wissen, was ihre spezifischen Rollen und Aufgaben sind, werden sie produktiver sein, da es nicht zu viel Raum für Verwirrung gibt. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter sofort über ihre Verantwortlichkeiten informieren, um Fehlkommunikation zu vermeiden.

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3. Erreichbare Ziele setzen und verfolgen

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Definieren Sie die wichtigsten Ziele und berücksichtigen Sie die Fähigkeit des Teams, diese zu erfüllen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die nötigen Kapazitäten verfügt und setzen Sie dementsprechend erreichbare Ziele.

Ein großes Projekt anzugreifen, kann viel geballten Stress und Arbeit bedeuten. Alternativ ist die Aufteilung eines großen Projekts in mehrere kleine, einzelne Teilaufgaben deutlich effektiver. Die Fortschritte sind leichter zu verfolgen und die Teammitglieder sind motivierter durch das kurzweilige Abhaken von kleineren Aufgaben.

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4. Machen Sie sich die Arbeit leichter

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Nutzen Sie die Vorteile von neuer Software, Hardware und Informationstechnologie. Je einfacher und klarer Sie die Arbeit mit Ihren Tools gestalten, desto mehr wird die Produktivität und Effizienz positiv davon beeinflusst werden.

Viele Softwares oder Websites helfen Ihnen bei der Organisation von Projekten, indem Informationen gesammelt, Fristen definiert und der Fortschritte verfolgt werden.

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Bonus: “Dos“ und “Don’ts“

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Do:

• Verwenden Sie geteilte Kalender intelligent und effizient. Behalten Sie den Überblick über verfügbare Zeit während Ihrer und der Arbeit der anderen Teammitglieder.
• Definieren Sie einen klaren Plan aller Aufgaben & Ziele. Je organisierter und detaillierter die Vorgaben, desto einfacher kann das Team sich daran orientieren.
• Kommunizieren Sie, wenn einige Projekte länger als geplant dauern. Andernfalls variieren die Erwartungen verschiedener Teammitglieder und es kann zu Ärger kommen.

Don’t:

• Überfordern Sie Ihr Team nicht mit zu vielen Projekten und Aufträgen. Planen Sie lieber mehr Zeit für jedes Projekt ein, um vielleicht unerwartete Komplikationen in Kauf nehmen zu können.
• Setzen Sie nicht zu hohe Erwartungen und konzentrieren Sie sich auf kurzfristige, leichter zu erreichende Ziele um die Motivation des Teams hochzuhalten.

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Jetzt sind Sie an der Reihe. Vielleicht versuchen Sie einige der genannten Tipps in Ihrem eigenen Team anzuwenden.

Wenn Sie weitere Anregungen oder Ideen haben, lassen Sie uns diese gerne zukommen!

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