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Warum der Einkauf im Druckumfeld optimierungsfähig ist

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Wenn man die Beschaffungsprozesse in der Druckbranche mit den anderer Branchen vergleicht, ist die Effizienz dieser Abläufe zu hinterfragen und das nicht ohne Grund: Sie sind nicht nur zu zeit- und kostenintensiv, sondern schlichtweg zu unflexibel für den heutigen Markt. Der Anspruch ist eine direkte Beschaffungsmöglichkeit mit Feedback in Echtzeit.

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Wie sieht der traditionelle Einkauf im Druckmarkt aus?

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Nehmen wir an, Ihr Unternehmen möchte ein Werbemagazin drucken lassen. Wie würden Sie vorgehen? Vielleicht orientieren Sie sich an den Vorgehensweisen anderer Unternehmen.

Der traditionelle Beschaffungsprozess beim Einkauf einer Druckleistung läuft bisher in etwa so ab:

Zunächst ist die Frage, ob bereits ein Layout und eine fertige Gestaltung vorliegen, welche sie entweder selbst entworfen oder in Auftrag gegeben haben. Daraufhin beginnen Sie mit Ihrer Spezifikationserstellung: Welches Format? Wie viele Seiten? Welches Papier? Ist sogar eine Veredlung notwendig? Wann sind Druckunterlagenschluss und Lieferdatum? Um nur einige der unzähligen Möglichkeiten zu nennen, die für die Spezifikationserstellung relevant sind.

Der nächste Schritt ist die Auswahl des Lieferantenkreises. Je nachdem, ob bereits ein Pool an Lieferanten vorhanden ist, kann dies mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Die Anfrage wird anschließend an die jeweiligen Anbieter übermittelt. Das erste Feedback erhalten Sie in Form von Rückfragen zur Spezifikation. Diese müssen Sie ebenfalls bearbeiten und beantworten.

Wenn alle Angebote vorliegen, müssen diese verglichen und schließlich ausgewertet werden. Ist das günstigste Angebot ausgewählt worden, muss dieses validiert werden, um die Erfüllung der Spezifikationsanforderungen final zu überprüfen. Der Anbieter mit dem besten Angebot soll nun das Werbemagazin drucken und bekommt den Auftrag.

Dieser gesamte Prozess umfasst in der Regel einen Zeitraum von mehreren Tagen.

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Die Probleme der traditionellen Beschaffung

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Sie merken, dass diese Art des Einkaufs unglaublich umständlich, unflexibel und zeitintensiv ist. Diese veralteten Prozesse verursachen hohe Prozesskosten und verlangsamen die Abläufe in der Lieferkette erheblich. Unternehmen des Druckmarkts können sich im heutigen, stark umkämpften Wettbewerb solche Vorgänge nicht mehr leisten. Dazu fehlt Zeit und Personal in den zuständigen Bereichen.

Das große Problem: Die Logistikbranche hinkt beim Thema Digitalisierung massiv hinterher. Einkauf und Produktion gehören zu den am schwächsten digitalisierten Unternehmensbereichen. Gerade bei der Beschaffung von Druckleistungen ist das problematisch und somit besteht in der Printbranche enormer Handlungsbedarf um nicht den Anschluss an eine vernetzte und digitale Wirtschaft zu verlieren.

Auch für Unternehmen ist es also an der Zeit, ihren Einkaufsvorgang zu überdenken und zu versuchen, ihn erheblich effektiver zu gestalten. Die Digitalisierung bietet innovative Lösungen, welche die Nachteile des traditionellen Einkaufs beseitigen und ihn in einen wesentlich zeit- und kosteneffizienteren Prozess transformieren. Die Abläufe werden automatisiert, eine Transparenz in der Lieferkette gewährleistet und die Prozesskosten gesenkt.

Der Anfrageprozess wird durch wenige Mausklicks von mehreren Tagen auf Minuten reduziert.

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